Cómo preparar un presupuesto realista para tu restaurante

La verdad es que apetece poquísimo, lo sé.

Estoy segura que preparar un presupuesto para tu restaurante ocupa la última posición en tu “lista de cosas por hacer”, y la primera en tu “lista de cosas que detestas”.

Igual ni siquiera aparece en tu LDCPH.

Pero, es inevitable.

Y, desafortunadamente, aquello de “más o menos “, en este caso no te sirve.

Preparar un presupuesto realista para tu restaurante requiere compromiso y cifras exactas.

Al preparar un presupuesto para tu restaurante estás delineando tus objetivos, y trazando el camino que te llevará a conseguirlos.

Porque, sin un presupuesto, ¿cómo vas a saber cuáles son tus metas financieras? ¿O cuándo las has excedido?

¿Cómo vas a recuperarte de las eventualidades inesperadas?

El presupuesto es el mapa que te guía hacia la rentabilidad.

Un mapa claro, bien trazado, sin desvíos… un mapa que te indica las etapas que debes seguir, qué debes hacer para llegar a ellas, y cómo llegar a tu destino final: la rentabilidad y el éxito de tu restaurante.

 

¿Qué debes hacer para preparar un presupuesto realista para tu restaurante?  

 

Ten presente que los consejos que comparto a continuación son sólo un aperitivo.

Encontrarás toda la información que necesitas para preparar ese presupuesto tan importante para tu restaurante, en mi próximo Curso de Experto en Innovación y Gestión de restaurantes.

Ahora mismo, estoy acabando de darle los últimos toques finales, pero puedo adelantarte que, el primero de los módulos del curso dedicado a la “Administración de Restaurantes”, te guiará, paso a paso para que aprendas a preparar un presupuesto realista, a identificar y controlar tus costos, y a calcular tus precios.

El curso consta de 5 módulos completísimos, que te permitirán conocer los secretos de todas áreas necesarias para conseguir un negocio gastronómico rentable y que funcione correctamente.

Si quieres obtener más información sobre este curso, dirígete aquí, o envíame un mensaje a: marketgastro@gmail.com.

 

Vale, dejo de divagar.

¿Cómo preparas un presupuesto para tu restaurante?

01 La Fase de Evaluación

Durante la fase de evaluación se analizan tanto los factores externos (aquellos que están fuera de tu control) que pueden influir en el resultado final del negocio, y los factores internos (aquellos sobre los cuales tú tienes control directo) que van a prescribir el rendimiento futuro de tu restaurante.

¿Ejemplos de factores externos?

Tus competidores y la coyuntura de la economía local.

Los factores externos más importantes son tus “generadores de ventas” como tu proximidad a edificios de oficinas, zonas residenciales, escuelas, paradas de metro o tren, y cualquier otro tipo de “congregación” de personas que pueda generar ventas a tu restaurante.

Una vez que hayas identificado esos generadores de ventas podrás clasificarlos por sus características especiales (edades, niveles estimados de ingresos, horarios de trabajo, etc.), y utilizar toda esta información como una referencia al preparar el presupuesto para tu restaurante.

El segundo paso del proceso de evaluación de factores externos es analizar a tus competidores.

Porque, lo que hagan tus competidores afectará, en gran medida, las ventas de tu restaurante.

Visita a cada competidor e intenta obtener respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Qué precios tiene su menú, y cómo se comparan a los tuyos?
• ¿De qué tamaño son las porciones y cómo se comparan a las tuyas?
• ¿Qué estrategias de marketing utilizan y cómo se comparan a las tuyas?
• ¿Qué es lo que te hace diferente a tu competencia? ¿Qué es lo que les hace diferentes a ellos? ¿Cuáles son tus puntos fuertes? ¿Cómo podrías mejorar los débiles?

Continúa con la evaluación de las condiciones económicas actuales, y la de todos los participantes que forman parte de este juego:

• ¿Cuáles son las predicciones económicas? ¿Va a mejorar o empeorar la situación? ¿Qué cambios afectarán a mi restaurante?
• ¿Van a aumentar las tasas?
• ¿Mis proveedores son financieramente estables? ¿Voy a tener que comprar de otros más caros si mis proveedores actuales no sales a flote?
• ¿Se esperan aumentos en el precio de los alimentos u otros costos anticipados que puedan afectar en gran medida las ventas de mi restaurante?

 

¿Y tu análisis interno?

Efectivamente, tras finalizar tu estudio de factores externos, llega el momento de adentrarse en tus finanzas. Aquí tienes que analizar:

• Los estados de tus pérdidas y ganancias
• Los horarios de los empleados, y por tanto los sueldos que vas a tener que pagar
• La cantidad media que gasta el cliente en cada comida cada día
• El promedio de clientes por servicio

Con estos datos, habrás completado tu fase de evaluación.

El siguiente paso consiste en recopilar toda la información y el análisis de la fase de evaluación para obtener:

• Ventas y gastos previstos para el año y para cada mes del año.
• El nivel de ingresos que quieres y puedes alcanzar.
• Una indicación de cuándo es posible que se produzcan déficit o excesos a lo largo del año.
• Una hoja de ruta que funciona como control sobre los resultados financieros de la operación.

 

02 La Fase de Planificación

Aquí, utilizaremos los datos conseguidos en el análisis anterior para encontrar las proyecciones de ventas.

Deberás hacer las proyecciones para cada día de una semana típica durante cada mes del año.

Por ejemplo, si enero tiene cinco lunes, multiplicarás el recuento de clientes proyectados por cinco para obtener cifras de ventas para todos los lunes del mes de enero.

Repite ese proceso para cada día de la semana y cada mes.

Y añade las cifras correspondientes a los 12 meses para obtener la proyección del año.

Puedes estimar las ventas de alimentos y bebidas siguiendo el mismo método.

 

El segundo paso en la fase de planificación es la previsión del coste de los productos vendidos.

El costo de ventas es el costo añadido de los alimentos y de las bebidas.

De nuevo, la información obtenida en la fase de evaluación te sirve de base para tus futuras predicciones. Si el porcentaje de costo de los alimentos ha ido en aumento, se puede prever un aumento en el mismo porcentaje. Sin embargo, si piensas reducir el tamaño de tus porciones o utilizar ingredientes menos costosos, podrás esperar una disminución en el costo.

 

Y, ahora la nómina …

Intenta prever los gastos de nómina para una semana típica durante cada mes y multiplicar el costo de esa semana por el número de semanas en el mes para obtener un costo mensual.

Cualquier tipo de beneficios para tus empleados y los impuestos sobre la nómina se añadirán como un porcentaje del total de ventas basado en el análisis histórico y los aumentos proyectados.

 

Y, finalmente, los gastos: controlables y no controlables.

¿A qué me refiero?

Los gastos controlables consisten en:

• los gastos directos de operación,
• música y entretenimiento,
• publicidad y promoción,
• servicios públicos,
• gastos administrativos y generales, y
• reparaciones y mantenimientos.

Y, los gastos no controlables (los que no puedes evitar), incluyen:

• tu alquiler,
• impuestos sobre la propiedad,
• seguros y otros impuestos.

Estos artículos pueden proyectarse como una cantidad exacta en dólares, ya que no varían con las ventas.

Llega el momento de transferir todos estos datos a una hoja de cálculo.

Al restar todos los gastos de las ventas obtendrás el beneficio previsto.

¿No te gusta lo que ves?

Habrá que ajustar, y decidir lo que hay que hacer para llegar a un beneficio más deseable.

 

 03 La fase de control

Ahora tienes una herramienta de previsión muy importante contra la cual puedes comparar tus resultados diarios, y actuar según sea necesario.

Pero, ten presente siempre que un presupuesto no es una herramienta estática e invariable. Revísala y ajústala siempre que sea necesario.

 

Sí, desde luego, preparar un presupuesto realista para tu restaurante no es algo que emocione demasiado.

Tampoco es coser y cantar.

Hay que dedicarle tiempo, paciencia, y tomárselo con muchas ganas.

¿Te pierdes entre tanto número?

Entonces, te recomiendo que consideres la posibilidad de suscribirte a nuestro Curso de Experto en Innovación y Gestión de restaurantes.

Allí encontrarás todo lo que necesitas saber para preparar un presupuesto práctico y realista.

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Y, ¡no dejes que esa tirria que tantos tenemos por los números te lleve por mal camino!

Un abrazo,

Erika